Un chef d’entreprise peut décider de changer de mutuelle santé collective pour offrir à ses salariés de meilleures garanties ou pour payer moins cher. Mais plusieurs formalités sont à respecter, notamment une information claire et préalable du personnel.
Le rôle de la mutuelle d’entreprise
Tout employeur du secteur privé doit proposer à ses salariés une mutuelle santé collective. C’est l’Accord National Interprofessionnel (ANI) qui fixe cette obligation depuis janvier 2016, pour les entreprises et les associations.
Cette protection sociale complémentaire vise à compléter les remboursements de la Sécurité sociale. Ainsi, elle prend en charge tout ou partie des dépenses de santé non remboursées par l’Assurance maladie.
L’entreprise a l’obligation de financer au minimum 50 % du coût de cette mutuelle santé. Le reste est déduit de la fiche de paie du salarié.
Cette mutuelle d’entreprise doit assurer une couverture minimale en intégrant certaines garanties. Cela constitue ce que la loi ANI appelle un « panier de soins minimal ».
En tant que contrat négocié collectivement, il permet de coûter moins cher qu’une mutuelle individuelle. Et c’est le chef d’entreprise qui s’occupe de toutes les démarches.
C’est pourquoi il doit veiller à ce que les garanties en vigueur apportent une protection optimale de ses employés. S’il trouve une mutuelle offrant de meilleures garanties ou à un moindre coût, il peut alors décider de changer de complémentaire santé. Il suffit juste que le contrat ait au moins un an d’ancienneté.
Mais il faut respecter une procédure avant la décision définitive de changement. Elle dépend du secteur d’activité de l’entreprise et de sa taille. Par exemple, dans les entreprises de plus de 50 salariés, il est nécessaire d’organiser un référendum pour consulter les salariés.
Dans certains secteurs, une négociation préalable doit se faire avec les représentants du personnel. Et, dans les petites entreprises, on parle de DUE, une décision unilatérale de l’employeur.
Dans tous les cas, l’objet des diverses procédures est d’apporter une information préalable et détaillée sur les changements proposés.
Changement de mutuelle d’entreprise : mode d’emploi
En prévision d’un changement de mutuelle d’entreprise, l’employeur doit fournir aux salariés toutes les informations expliquant les modifications prévues. Et, pour se conformer aux obligations de la loi et des accords collectifs de branche, cette information doit se faire par écrit, individuellement à chaque employé.
De plus, cette information écrite doit être explicitement constatée. L'employeur peut utiliser, soit une lettre recommandée avec AR, soit un émargement sur une liste. C’est le seul moyen d’éviter une sanction de l’URSSAF, l’affichage collectif n’étant pas valide.
Compte tenu de l’importance de la mutuelle d’entreprise pour la santé des employés, il est essentiel de jouer la transparence à toutes les étapes de la procédure.
Ainsi, dès la décision de changement, les salariés doivent recevoir toutes les informations utiles pour se préparer à cette nouvelle donne. Il faut qu’ils aient le temps de faire part de leurs préoccupations.
Parmi les informations importantes, le personnel doit comprendre les raisons de ce changement : meilleures prestations, réduction du coût de la mutuelle, nouveaux avantages. Il faut donc entrer dans les détails sur les changements de couverture ou de niveau des garanties.
Cette évolution doit renforcer la confiance et l’adhésion des salariés. Le chef d’entreprise ne doit pas hésiter à organiser des sessions de questions/réponses entre les salariés et des représentants de la nouvelle mutuelle. De même, les détails des nouvelles garanties peuvent faire l'objet de brochures distribuées à tout le personnel.
Enfin, il est nécessaire de communiquer aux salariés les dates d’entrée en vigueur de la nouvelle mutuelle. Ils doivent aussi connaître toutes les procédures pour souscrire à des options supplémentaires et autres démarches à suivre.
Il est également indispensable de vérifier l’adéquation des nouvelles conditions au secteur d’activité de l’entreprise. Il est en effet essentiel de respecter les accords de branche de la convention collective, s’ils existent.
Les autres obligations du chef d’entreprise
Dès que les salariés et leurs représentants ont reçu l’information, le chef d’entreprise peut lancer la procédure de changement de mutuelle. Mais là aussi, certaines étapes sont à respecter, à La Réunion comme ailleurs.
Avant tout, il ne peut y avoir de rupture dans la couverture santé. Les salariés y ont droit de manière continue et permanente. Le nouveau contrat doit donc se signer avant la résiliation de l’ancienne mutuelle.
Toujours en termes de calendrier, chaque employé doit recevoir l’information sur la résiliation de l’ancienne mutuelle, en respectant un préavis de 3 mois.
Autre obligation concernant la procédure : si l’adoption de l’ancien contrat s’est faite par referendum, le nouveau doit faire de même.
Changer de mutuelle d’entreprise n’est finalement pas très compliqué, sous réserve de respecter la procédure. Pour être certain de ne pas faire d’erreurs, il est conseillé de faire appel à un courtier en assurance, comme le Groupe Gesco Assurances.
Son expérience en la matière et son indépendance vous seront très utiles pour trouver une nouvelle mutuelle d’entreprise parfaitement adaptée à votre taille et à votre secteur d’activités. Il pourra également vous épauler à toutes les étapes de la procédure.